KAUFMÄNNISCHE PROZESSE & UNTERNEHMENSSTEUERUNG
Ihr Buchhaltungsprozess: digital, klar und fristgerecht
Wir strukturieren Ihren Belegfluss vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Freigaben, Zahlungen und Rückfragen erhalten einen klaren Ablauf – digital, nachvollziehbar und passend zu Ihrem Unternehmen.
Roadmap Buchhaltungsprozesse
Analyse der Belegquellen, Umsetzung des Ablaufs, laufende Optimierung.
Bedarfsanalyse
Wie ist der aktuelle Rechnungsprozess?
Was passiert mit einer Eingangsrechnung / Ausgangsrechnung?
Welche Software ist im Einsatz?
Gibt es aktuell Softwarelösungen?
Welche Anforderungen werden gestellt?
Soll es Freigabeprozesse geben?
Wie sind die Zuständigkeiten?
Wer darf was?
Wann soll die Umstellung realisiert werden?
Gibt es feste Deadlines?
Implementierung
Vorbereitung
Die zu synchronisierenden Orte (E-Mail etc.) müssen eingerichtet werden & der reibungslose Zugang kontrolliert werden.
Einrichtung der Software
Alle notwendigen Zugänge werden konfiguriert – inkl. der Zugänge.
Einrichtung der Rollen & Rechte
Alle Zugänge bekommen die abgestimmten Berechtigungen.
Testlauf
Alle Einstellungen werden getestet und geprüft.
Laufende Optimierung
Anpassung von Zuständigkeiten
Sollte sich eine Zuständigkeit im Geschäftsalltag ändern, können diese zeitnah angepasst werden.
Sollte der Prozess weitere Anpassungen benötigen könen auch diese zeitnah umgesetzt werden.
Aufbau des Prozesses
Jeder Beleg hat einen klaren Weg:
erfassen, prüfen, freigeben, zahlen und buchen.
Belegquellen
bündeln
Nur ein definierter Kanal – Keine Schattenablage, keine verstreuten E-Mails
Optionale Belege
prüfen
Belege werden geprüft, freigegeben und strukturiert an die Buchhaltung übergeben.
Buchen
& Abstimmen
Wir erstellen die laufende Buchhaltung und aktualisieren die Auswertungen
Zahlung & Buchung
Auswertungen aktualisiert.
Im Detail - Digitale Eingangsrechnungen
Lieferanten werden instruiert
Alle Lieferantenrechnungen müssen direkt vom Lieferanten an Ihre individuell angelegte Mailadresse gesendet werden (z. B. rechnungen@[ihreFirma].de).
Es gibt keine weiteren Eingangs- & Ablageorte
Sollte es vorkommen, dass eine Rechnung doch an eine andere Mailadresse gesendet wird, muss diese an Ihre weitergeleitet werden und der Mitarbeiter dafür Sorge tragen, dass der Standardprozess eingehalten wird.
Firmenportale werden verknüpft
Alle Firmenportale werden so angebunden, dass Belege automatisch in bestimmten Zyklen abgerufen und in den Umlauf gegeben werden.
Optional - Freigabeprozess
Alle Rechnungen müssen freigegeben werden. Der Standard ist einstufig – auf Wunsch ist auch ein mehrstufiger Prozess möglich.
Optional – Erstellen von Zahlläufen
Alle freigegebenen Rechnungen werden in abgestimmten Zyklen in Zahlungsläufe angewiesen.
Übergabe an die Buchhaltung
Alle Rechnungen werden zeitnah und vollautomatisiert an die Buchhaltung übergeben.
Im Detail - Analoge Eingangsrechnungen
Lieferanten werden instruiert
Es sollte auch hier versucht werden, alle Lieferantenrechnungen direkt vom Lieferanten an Ihre individuell angelegte Mailadresse versenden zu lassen (z.B. rechnungen@[ihreFirma].de).
Papierhafte Rechnungen sollten sofort digitalisiert werden
Analoge Rechnungen sollten direkt nach dem Erhalt digitalisiert werden & ebenfalls in den digitalen Belegzyklus eingespeist werden (z.B. per HandyApp, Scannen).
Optional – kann MYO diese Belege digitalisieren
Papierhafte Rechnungen werden von uns digitalisiert und ggf. ebenfalls in den digitalen Belegzyklus eingespeist.
Übergabe an die Buchhaltung
Alle Rechnungen werden zeitnah und vollautomatisiert an die Buchhaltung übergeben.
Im Detail - Ausgangsrechnungen
Optional – Bereitstellung eines Tools
In unserem Mandantenportal haben Sie die Möglichkeit Angebote und Rechnungen zu erstellen.
Optional – Wir erstellen Ihre Rechnungen
Wenn wir von Ihnen alle relevanten Informationen bekommen, können wir für Sie Ausgangsrechnungen erstellen und nach Ihrer Freigabe versenden.
Übergabe an die Buchhaltung
Über einen klar definierten Prozess werden die Ausgangsrechnungen an die Buchhaltung übergeben.
(z.B. via Schnittstelle oder Upload in die Cloud).
Optional – holt MYO diese Belege aus dem Vorsystem
Über einen direkten Zugang zu Ihrem System können wir die Belege direkt abrufen und in unseren Prozess einspeisen.
Optional – übernimmt MYO das kaufm. Mahnwesen
Nach abgestimmten Zyklen werden säumige Zahler erinnert, gemahnt und abschließend erfolgt die Weitergabe an Ihr Inkassobüro.
Im Detail - Sachliche Prüfung
Rechnungen werden fachlich zugeordnet
Bevor eine Eingangsrechnung zur Zahlung freigegeben wird, muss klar sein, wofür die Rechnung gestellt wurde. Wir strukturieren den Prüfprozess so, dass die Rechnung dem richtigen Auftrag, Projekt, Standort, Bereich oder Kostenverantwortlichen zugeordnet wird.
Leistung und Preis werden bestätigt
Die zuständige Person im Unternehmen prüft, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde, ob Menge, Preis und Leistungszeitraum stimmen und ob die Rechnung zur Bestellung, zum Angebot oder zur Vereinbarung passt.
Zuständigkeiten werden klar geregelt
Für jede Abteilung oder Projekt wird festgelegt, wer fachlich prüfen darf. Dadurch entstehen keine ungeklärten Rechnungen, keine doppelten Rückfragen und keine Zahlungen ohne nachvollziehbare Freigabe.
Rückfragen werden gebündelt
Wenn Angaben fehlen oder Unstimmigkeiten bestehen, können diese direkt vom zuständigen Freigeber mit dem Dienstleister geklärt werden. Ziel ist, dass offene Punkte schnell geklärt werden und die Rechnung anschließend sauber weiterverarbeitet werden kann.
Übergabe in den nächsten Prozessschritt
Nach der sachlichen Prüfung ist klar, ob die Rechnung freigegeben, zurückgestellt oder korrigiert werden muss. Erst nach Freigabe wird sie für die Zahlungsfreigabe vorbereitet. So werden keine fehlerhaften Rechnungen überwiesen.
Im Detail - Zahlungsfreigabe
Freigegebene Rechnungen werden zahlungsseitig geprüft
Nach der sachlichen Prüfung wird entschieden, ob eine Rechnung tatsächlich bezahlt werden soll. Dabei können Fälligkeit, Zahlungsziel, Skonto, offene Rückfragen und die aktuelle Liquidität berücksichtigt werden.
Budget und Liquiditätsplanung können einbezogen werden
Die Zahlungsfreigabe soll nicht nur bestätigen, dass eine Rechnung beglichen werden kann, sie soll auch sicherstellen, dass die Zahlung zum richtigen Zeitpunkt erfolgt und zur aktuellen Liquiditätssituation des Unternehmens passt.
Zahlungsläufe werden vorbereitet
Freigegebene Rechnungen können in abgestimmten Zyklen zu Zahlungsläufen zusammengefasst werden.
Die finale Freigabe bleibt beim Unternehmen
Make Your Office kann den Zahlungslauf vorbereiten, strukturieren und zur Freigabe bereitstellen. Die finale Bankfreigabe muss separat erfolgen und kann so im Unternehmen verbleiben jedoch mit viel weniger Zeitaufwand.