ARBEITGEBER PROZESSE & UNTERNEHMENSSTEUERUNG
Ihr Lohnprozess: geordnet, fristgerecht und nachvollziehbar
Wir bringen Struktur in Ihre laufenden Arbeitgeberprozesse: neue Mitarbeitende, Stammdatenänderungen, Fehlzeiten, abrechnungsrelevante Anpassungen und Bereitstellung der Unterlagen werden über klare Zuständigkeiten und digitale Abläufe organisiert.
Roadmap Arbeitgeberprozesse
Analyse, klare Meldewege und vollständige Unterlagen für den Lohnlauf.
Bedarfsanalyse
Wie läuft der aktuelle Lohnprozess?
Wann passiert was & wo?
Wie sind die Zuständigkeiten?
Wie werden aktuell Veränderungen kommuniziert?
Wo werden Personalakten gepflegt?
Gibt es aktuell Personalakten?
Wie ist der Wunschprozess?
Gibt es bestimmte Vorstellungen?
Implementierung
Einrichtung der Zugänge
Ein Mitarbeiter z. B. der Chef bekommt einen Adminzugang – alle weiteren einen privaten Zugang
Wer ist für Stammdatenänderungen zuständig?
Allgemeine Stammdaten werden von den Mitarbeitern in Eigenregie gepflegt (Zeitersparnis in der Administration)
Wer ist für abrechnungsrelevante Änderungen zuständig?
Abrechnungsrelevante Daten können nur vom Admin eingereicht werden
Digitale Personalakten
Wir übertragen alle relevanten Daten aus den vorhandenen Personalakten, sodass ein reibungsloser Übergang möglich ist. So sind alle relevanten Unterlagen jederzeit und immer an einem Ort verfügbar und einsehbar.
Zeiterfassung & Fehlzeiten
Über die Zeiterfassung können alle Mitarbeiter in Eigenregie ihre Arbeitszeiten pflegen. Nach Freigabe sind diese ggf. für die Abrechnung relevant (Zeiterspanis in der Administration).
Laufende Optimierung
Anpassung von Zuständigkeiten
Sollte sich eine Zuständigkeit im Geschäftsalltag ändern, können diese zeitnah angepasst werden.
Aufbau des Prozesses
Feste Kanäle, klare Zuständigkeiten und definierte Zeitpunkte im Lohnprozess.
Erhebung
der Daten
Nur ein definierter Kanal – ohne E-Mail-Ping – Pong, kein Rätselraten, ob das schon erledigt ist
Erstellen
der Abrechnungen
Alle Daten werden von uns fachlich geprüft, Rückfragen werden zeitnah abgestimmt und alles wird fristgerecht bereitgestellt.
Bereitstellung
der Zahldaten
Durch den Rundumservice erhalten Sie von uns zu jedem Abrechnungslauf die passende SEPA-Zahldatei.
Im Detail - Neue Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter
Neuerfassung von Stammdaten können direkt in der APP erfolgen, so wird ein reibungsloser Prozess gewährleistet, Übertragungsfehler vermieden und viel Zeit eingespart (kein E-Mail Ping Pong, kein Medienbruch).
Abrechnungsrelevante Daten
Neben den Stammdaten können die abrechnungsrelevanten Daten ebenfalls direkt in der APP erfasst werden. So ist auch hier eine Echtzeit-Kommunikation möglich und alle Daten transparent und von überall für Sie einsehbar.
Fachliche Prüfung
Alle erfassten Daten & Dokumente werden von uns auf ihre Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.
Einrichtung des Mitarbeiterportals
Nach erfolgter Prüfung durch uns, erhalten auch Ihre neuen Mitarbeitenden einen privaten Zugang zum Mitarbeiterportal.
Optional - Ablage relevanter Verträge, Nachweise und Dokumente
Wir digitalisieren alle relevanten Dokumente und legen diese in der digitalen Personalakte für Sie ab. So sind diese zentral gesichert. Hier kann unterschieden werden zwischen “einsehbar für Mitarbeiter” & “nicht einsehbar für Mitarbeiter”
Abrechnungsunterlagen
Alle Abrechnungsunterlagen werden direkt vom Lohnbüro an den jeweiligen Mitarbeitenden versendet, so ist der Datenschutz gewährleistet. Der Mitarbeiter hat einen zentralen Ablageort für seine Dokumente und es wird viel Zeit gespart.
Im Detail - Stammdatenänderung
Veränderungen
Im Laufe einer Beschäftigung kann sich ab und an mal etwas ändern. Mitarbeiter können dies direkt über die APP an das Lohnbüro senden, der Arbeitgeber wird über eine Veränderung ebenfalls informiert (kein E-Mail-Ping-Pong).
Fachliche Prüfung
Alle erfassten Daten & Dokumente werden von uns auf Ihre Vollständigkeit & Plausibilität geprüft. Sollte es Rückfragen geben, werden diese direkt mit dem Mitarbeiter abgestimmt.
Anpassung der Stammdaten
Alle korrekten Daten werden von uns zeitnah angepasst.
Im Detail - Anpassungen von Löhnen & Gehältern
Veränderungen
Berechtigte Personen können abrechnungsrelevante Anpassungen,
(z.B. Anpassungen der Bruttogehälter) vornehmen. Alle Veränderungen werden sofort im Lohnbüro angezeigt und dokumentiert. Sie werden für den nächsten Abrechnungslauf verarbeitet.
Fachliche Prüfung
Alle erfassten Daten & Dokumente werden von uns auf Ihre Vollständigkeit & Plausibilität geprüft. Sollte es Rückfragen geben, werden diese direkt mit der berechtigten Person abgestimmt.
Anpassung der Abrechnungen
Alle korrekten Daten werden von uns zeitnah berücksichtigt.
Im Detail - Fachliche Prüfung
Alle abrechnungsrelevanten Daten werden geprüft
Bevor die Lohnabrechnung erstellt wird, prüfen wir die eingereichten Änderungen, Unterlagen und Informationen auf Vollständigkeit und Plausibilität. Dazu gehören zum Beispiel neue Mitarbeiter, Stammdatenänderungen, Lohn- und Gehaltsanpassungen, Fehlzeiten, Ein- und Austritte sowie sonstige abrechnungsrelevante Angaben.
Rückfragen werden gebündelt
Wenn Angaben fehlen, unklar sind oder nicht zusammenpassen, werden Rückfragen strukturiert gesammelt und mit der zuständigen Person abgestimmt. So entsteht kein unübersichtlicher E-Mail-Verlauf und es ist jederzeit klar, welche Punkte noch offen sind.
Änderungen werden nachvollziehbar verarbeitet
Alle geprüften Informationen werden für den jeweiligen Abrechnungslauf berücksichtigt und nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch bleibt transparent, welche Änderung wann gemeldet, geprüft und verarbeitet wurde.
Der Arbeitgeber behält die Kontrolle
Make Your Office übernimmt die kaufmännische Organisation des Prozesses. Entscheidungen zu Beschäftigungsverhältnissen, Vergütungen, Freigaben und Sonderfällen bleiben beim Arbeitgeber bzw. bei den berechtigten Personen im Unternehmen.
Grundlage für eine saubere Abrechnung
Erst wenn die relevanten Daten vollständig und abgestimmt sind, wird die Abrechnung vorbereitet. Dadurch werden Korrekturen, Rückfragen nach dem Abrechnungslauf und unnötige Verzögerungen deutlich reduziert.
Im Detail - Fristgerechte Abrechnung
Der Abrechnungslauf folgt einem klaren Zeitplan
Damit Löhne und Gehälter zuverlässig abgerechnet werden können, braucht es klare Fristen. Wir strukturieren den Ablauf so, dass Änderungen, Fehlzeiten, Ein- und Austritte sowie Sonderfälle rechtzeitig vor dem Abrechnungslauf vorliegen.
Relevante Termine werden berücksichtigt
Im Arbeitgeberprozess sind mehrere Fristen wichtig: interne Meldetermine, Abrechnungslauf, Zahlungszeitpunkt, Sozialversicherung, Lohnsteuer und Bereitstellung der Unterlagen. Wir sorgen dafür, dass diese Punkte im Prozess berücksichtigt und rechtzeitig vorbereitet werden.
Unterlagen werden zentral bereitgestellt
Nach Abschluss der Abrechnung werden die relevanten Unterlagen strukturiert bereitgestellt. Dazu gehören je nach Prozess Lohnabrechnungen, Auswertungen, Zahlungsdaten, Beitragsnachweise und weitere abrechnungsbezogene Dokumente.
Mitarbeiter erhalten ihre Unterlagen digital
Die Abrechnungsunterlagen können digital im Mitarbeiterportal bereitgestellt werden. Dadurch haben Mitarbeiter einen zentralen Zugriff auf ihre Dokumente und das Unternehmen reduziert Rückfragen, manuelle Weiterleitungen und unnötigen Verwaltungsaufwand.
Weniger Fristenstress im Unternehmen
Ziel ist ein wiederholbarer Monatsprozess: klare Zuständigkeiten, feste Abgabefristen, strukturierte Prüfung und rechtzeitige Bereitstellung aller relevanten Abrechnungsdaten.
Im Detail - SEPA-Zahldatei
Zahlbeträge werden aus der Abrechnung vorbereitet
Nach dem Abrechnungslauf werden die relevanten Nettoauszahlungen und Zahlungsinformationen für den Zahllauf vorbereitet. Dadurch müssen Löhne und Gehälter nicht manuell einzeln übertragen werden.
Zahlungsdaten werden strukturiert bereitgestellt
Die SEPA-Zahldatei wird passend zum Abrechnungslauf vorbereitet und dem Unternehmen zur Verfügung gestellt. So sind Empfänger, Beträge und Verwendungszwecke sauber aus dem Prozess heraus ableitbar.
Fristen und Zahlungstermine werden mitgedacht
Bei der Vorbereitung werden die relevanten Zahlungstermine berücksichtigt. Das reduziert Zahlendreher, manuelle Übertragungsfehler und kurzfristigen Zahlungsstress.
Die finale Bankfreigabe bleibt beim Unternehmen
Make Your Office kann die SEPA-Zahldatei vorbereiten und bereitstellen. Die finale Prüfung, Freigabe und Ausführung der Zahlung bleibt bei den berechtigten Personen im Unternehmen.
Verbindung zu Buchhaltung und Auswertung
Nach Ausführung der Zahlungen können die Informationen sauber mit Buchhaltung, Bank, Lohnunterlagen und Auswertungen abgestimmt werden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess vom Mitarbeiterereignis bis zur Zahlung.